Klubipalvelu lähde; Ydintietoa rotarysta Tammikuu on rotarytietouden kuukausi Huhtikuu on rotarylehtien kuukausi Elokuu on jäsenistön ja laajennustyön kuukausi Klubipalvelu jakautuu useaan aihealueeseen, kuten tämän jakson hakemistostakin käy ilmi. Monesti on tarkoituksenmukaista perustaa työryhmät - komiteat - nimenomaan näille alueille toiminnan syventämiseksi ja vastuiden jakamiseksi. Koko klubipalvelua vetää klubipalveluväylän johtaja. Hänen tehtävänsä on tukea, koordinoida ja valvoa osa-alueiden komiteoiden työskentelyä. Klubipalvelu on se väylä, jonka kautta rotaryklubi luo oman profiilinsa ja jonka toimivuudesta pitkälti riippuu myös klubin jäsenkunnan motivaatio. Klubipalveluväylän toiminta muodostuu sen komiteoiden suunnittelemista ja toteuttamista ohjelmista. Seuraavassa klubipalvelun osa-alueiden päätehtävät käsitellään yhteenvedonomaisesti. Jäsenyys Jäsenyyskomitean päätehtävä liittyy uusien jäsenten rekrytointiin. Komitea tutkii jäsenehdokkaiden taustat ja muodolliset jäsenyysedellytykset ja antaa hallitukselle lausunnon jäsenyyskelpoisuudesta. Jäsenyyskelpoisuuden arviointia ohjaa klubin hallituksen jäsenhankintastrategia, joka tähtää mahdollisimman hyvät toimintaedellytykset omaavaan jäsenistöön. Muita jäsenkriteereitä ovat tulevan jäsenen luonteenominaisuudet palveluhenkisyys maine taustayhteisön luonne asema (johtava asema) Myös jäsenen tosiasialliset edellytykset osallistua aktiivisesti rotarytoimintaan ovat yksi valintakriteereistä. Tarpeen mukaan klubi voi myös asettaa jäsenlisäyskomitean tukemaan hallitusta ja jäsenyyskomiteaa näiden työssä. Luokitteet Luokitekomitean tulee tehdä klubin toiminta-alueelta perinpohjainen luokitetutkimus ja tarkistaa se vuosittain. Komitea valvoo luokitteiden oikeellisuutta, ja jäsenteen luokitteet oikaistaan tarvittaessa. Klubilla tulisi olla tasapainoinen jäsenistö, jossa mikään toiminta tai ammatti ei ole vallitseva. Samassa luokitteessa saa olla korkeintaan viisi jäsentä. Jos klubissa on yli 50 jäsentä, luokitteessa saa olla enemmän kuin viisi jäsentä, ei kuitenkaan enempää kuin 10 % klubin aktiivijäsenten määrästä. Luokitekomitean tulee edistää tasapainoisen jäsenistörakenteen saavuttamista. Läsnäoloasiat Läsnäolokomitean päätehtävänä on opastaa ja valvoa klubin jäseniä läsnäolovelvoitteen täyttämisessä. Läsnäolo on klubin aktiivisuuden mittapuu ja avainasemassa myös palvelutavoitteiden täyttämisessä. Läsnäolosäännön mukaan jäsenen on osallistuttava vähintään 60 %:iin kokousten määrästä ja kuhunkin kokoukseen vähintään 60 % sen kestosta. Jäsen voi korvata poissaolon oman klubinsa kokouksesta 14 päivän aikana ennen kokousta tai 14 päivän aikana kokouksen jälkeen osallistumalla - toisen klubin kokoukseen - Rotaryn järjestysmuodossa mainittuihin RI:n tai rotarypiirin tapahtumiin - klubin hallituksen kokoukseen tai sen jäsenenä palvelukomitean kokoukseen - klubin hallituksen hyväksymään tehtävään. Viikkoselosteet Viikkoseloste toimii klubin jäsenten välisenä yhdyssiteenä ja kertoo jäseniä koskevista uutisista. Viikkoselosteen kautta dokumentoidaan klubin tapahtumat ja jaetaan rotarytietoutta. Julkaisun päätehtävä on innostaa rotareita osallistumaan klubin toimintaan. Toveruus Toveruus on aina ollut rotaryn kantava voima. Toveruuskomitean työ keskittyy siksi klubin jäsenten välisen toveruuden kehittämiseen sopivin toimintamuodoin. Uusien jäsenien perehdyttäminen on tärkeä viihtyvyyttä ja tuttavuutta edistävä tekijä. Myös merkkipäivien ja jäsenten rotarytekojen huomioon ottaminen edistää yhteishenkeä. Vieraiden vastaanotto on toveruuskomitean tärkeä tehtävä. Vieraileville rotareille järjestetään lämmin vastaanotto ja heidän toivomuksensa tiettyjen isäntäklubin jäsenien tapaamisesta pyritään täyttämään. Ulkomaisten vieraiden hyvä hoitaminen edellyttää kaikilta kielitaitoisilta isänniltä valppautta, huomaavaisuutta ja toverihenkeä. Takkaillat Takkailta on rotarytoveruuden kehittämiseen tähtäävä toimintamuoto. Sen ideana on rotarien kokoaminen vapaamuotoiseen yhdessäoloon syventymään johonkin keskeiseen rotaryaiheeseen. Takkailta sopii erityisen hyvin työryhmien tai rotariperheiden tapaamismuodoksi. Rotarylehdet Julkaisukomitean tehtävä on virittää rotareiden kiinnostusta virallisiin rotaryjulkaisuihin. Julkaisujen esittelyt ja aktiivinen vuorovaikutus niiden toimitusten kanssa avartaa rotarymaailmaa. Rotarymaailmassa julkaistaan noin 20 virallista ja kymmenkunta epävirallista lehteä. Julkaisuista Pohjoismaiden rotarien oma virallinen alueellinen julkaisu Rotary Norden on erikoisasemassa. Lehti painottaa artikkelitarjontansa Pohjoismaiden rotarien kiinnostuksen mukaisesti ja valitsee aiheensa sekä Pohjoismaista että koko rotarymaailmasta. Rotarylehti on jäsenmaksuun sisältyvä jäsenetu. Jokaiselle rotarille tilataan aina yksi virallinen rotarylehti, Pohjoismaissa Rotary Norden. Lehden tilausmaksu on 8,25 euroa (2002). Suomessa monet klubit julkaisevat jäsenkunnalleen myös omia tiedotuslehtiään ja tiedotemonisteitaan. Talousasiat Klubin taloudenhoidosta vastaa sen taloudenhoitaja, joka on yleensä klubin hallituksen jäsen. Taloudenhoitaja laskuttaa ja kerää jäsenmaksut ja huolehtii muutenkin klubin juoksevasta taloudenpidosta. Taloudenhoitaja vastaa myös klubin suoritusten maksamisesta piirilleen, Suomen Rotarylle ja Rotary Internationalille. Jäsenmaksusta kerrotaan lisää rotaryklubin jäsenyyttä koskevassa jaksossa. Klubikokousten ohjelmat Klubin ohjelmakomitea avustaa hallitusta vuosiohjelman laatimisessa. Yksityiskohtainen ohjelma rakennetaan usein puoleksi vuodeksi kerrallaan. Ohjelmavastuu edellyttää neljän palveluväylän tasapuolista esilletuomista ja säännöllisten viikkokokousten järjestelyistä huolehtimista. Kokousten laatu vaikuttaa jäsenten läsnäoloon ja vieraiden osoittamaan arvostukseen. Monet klubit painattavat ohjelmansa taskumuistion muotoon. Tällä tavoin ohjelmatarjonta on hyvin tiedossa. Samaan korttiin painetaan usein myös jäsenten yhteystiedot. Suhdetoiminta Klubin suhdetoimintakomitea on tärkeä yhdysside ympäröivään yhteiskuntaan. Jokainen organisaatio tarvitsee menestyäkseen toimintaympäristönsä arvostuksen. Rotarytoiminnalla on eettisen pohjansa ja omaksumiensa ihanteiden vuoksi erinomaiset lähtökohdat tulla arvostetuksi ja halutuksi toimintamuodoksi. Tämä edellyttää, että muillakin kuin rotareilla on tietoa toiminnasta ja sen tavoitteista. Tällaisen tiedon jakaminen on suhdetoimintakomitean keskeinen tehtävä. Jokainen rotari on oman lähipiirinsä paras suhdetoimintahenkilö. Suhdetoimintakomitea voi työskennellä suunnitelmallisesti muun muassa tiedotusvälineiden ja päätöksentekijöiden myönteisen huomion kiinnittämiseksi rotarien pyrkimyksiin. Rotarytietous Rotarytietouskomitean tehtävänä on jakaa tietoa rotarytoiminnan mukanaan tuomista oikeuksista ja velvollisuuksista niin uusille rotareille kuin kokeneemmillekin jäsenille. Rotarytietoutta jaetaan sekä suullisessa että kirjallisessa muodossa. Tietoisku (3-5 minuuttia) rotarysta jokaisen kokouksen alussa lisää tehokkaasti jäsenten tietoja rotarysta. Rotarytietouden lähteitä ovat Rotaryn käsikirja (MOP), governorien kuukausikirjeet, klubien viikkoselosteet, rotarylehdet ja muut rotaryjulkaisut.